Par quels documents commencer ?

Par ceux qui répondent aux questions les plus fréquentes d'un îlot ou d'une ligne : instructions de travail et fiches de réglage validées, consignes de sécurité au poste, conduite à tenir en cas d'anomalie. Le reste vient ensuite.

Faut-il tout numériser avant de commencer ?

Non. Commencez par un périmètre réduit dont les documents existent déjà en fichier, testez avec les vraies questions des équipes, puis élargissez.

Quels documents ne pas donner à l'assistant ?

Les versions périmées, les données de santé des salariés, les appréciations individuelles et tout document que les personnes qui interrogent l'assistant ne doivent pas lire.

Assistant IA en atelier : les documents à rassembler

Pour équiper un atelier d'un assistant d'équipe, commencez petit : une ligne ou un îlot, une liste de questions réelles, et les seuls documents validés qui y répondent. Le gros du travail n'est pas technique : c'est de retrouver la bonne version de chaque instruction, consigne et fiche, et de décider qui la tient à jour. Cette page donne la liste des documents à rassembler et l'ordre dans lequel s'y prendre.

Étape 1 : choisir le premier périmètre

Choisissez l'endroit où les questions sont les plus nombreuses et les réponses les plus dispersées. Quelques bons candidats :

la ligne qui accueille le plus d'intérimaires ou de nouveaux ;
l'îlot où les changements de série sont fréquents ;
le quai de réception et d'expédition ;
le service qui répond aux demandes de prix des clients.

Pendant une semaine, notez les questions posées au chef d'équipe, au régleur ou au responsable qualité. Ce sont vos questions de test.

Étape 2 : rassembler les documents

Domaine	Documents	Page utile
Poste de travail	Instructions de travail, modes opératoires, fiches de réglage, critères d'acceptation	Instructions au poste
Machines	Consignes d'utilisation, extraits des notices des fabricants, conduite à tenir en cas d'anomalie	Changement de série
Sécurité des personnes	Livret d'accueil, plan de circulation décrit par écrit, consignes d'évacuation, procédure en cas d'accident	Formation sécurité
Compétences	Matrice de compétences, tableau des autorisations de conduite et habilitations	Matrice, Autorisations
Entreprises extérieures	Plans de prévention, protocoles de sécurité, livret des entreprises extérieures	Plan de prévention, Protocole
Production	Trame de relève, cahiers de poste récents	Passation de consignes
Traçabilité	Exports des dossiers de lot, bons de réception et de livraison, procédure de blocage	Traçabilité
Clients	Cahiers des charges, exigences logistiques, offres passées, conditions de vente, déclarations fournisseurs	Cahier des charges, REACH

Pourquoi ces documents d'abord ? Parce que ce sont ceux que le Code du travail vous demande déjà de transmettre aux équipes. L'article R4323-1 impose d'informer les utilisateurs d'un équipement de ses conditions d'utilisation, des instructions et consignes, de la conduite à tenir face aux situations anormales prévisibles et des enseignements de l'expérience. L'article R4141-3 fixe les trois volets de la formation à la sécurité : circulation, exécution du travail, conduite en cas d'accident. L'article R4512-8 liste le contenu minimal d'un plan de prévention. Un assistant d'équipe rend ces documents plus faciles à retrouver ; il ne crée pas l'obligation, il aide à la tenir.

Étape 3 : nettoyer avant de charger

Une seule version par document, la version en vigueur, avec son indice et sa date écrits dans le fichier.
Des noms de fichiers parlants : la référence, la machine, l'opération.
Du texte plutôt que des photos : une consigne affichée photographiée se lit mal ; retapez-la.
Rien de confidentiel hors périmètre : les données de santé, les appréciations individuelles, les prix d'achat si les opérateurs interrogent la même base.

Étape 4 : écrire les consignes de l'assistant

Quelques phrases suffisent : il répond uniquement à partir des documents fournis ; il cite le document et son indice ; il dit qu'il ne sait pas quand la réponse n'y est pas ; il renvoie vers le chef d'équipe pour toute décision (arrêter, débloquer, déroger, autoriser).

Étape 5 : tester, puis ouvrir

Posez les questions notées à l'étape 1. Faites vérifier chaque réponse par la personne qui connaît le poste. Corrigez les documents, pas seulement l'assistant : une mauvaise réponse révèle souvent une instruction ambiguë ou périmée. Ouvrez ensuite l'accès à l'équipe du périmètre, et à elle seule.

Étape 6 : tenir à jour

Nommez un responsable par famille de documents. Quand une instruction change d'indice, l'ancienne sort de la base le jour même. Un assistant à jour inspire confiance ; un assistant qui cite une consigne périmée la perd en une fois.

Choisir un outil

Plusieurs outils permettent de construire un assistant à partir de documents. Vérifiez au minimum qu'il cite ses sources, qu'il accepte vos formats de fichiers et qu'il permet de limiter l'accès à une équipe. Par exemple, la page des fonctions d'ALMA, plateforme éditée par IArche, décrit une base de connaissances alimentée par l'envoi de fichiers (PDF, DOCX, TXT, CSV) ou la lecture d'un site, des citations des sources et le partage avec l'équipe avec gestion des rôles. Pour les conditions d'hébergement et de traitement des données, à vérifier avec IArche avant de vous engager, comme avec tout fournisseur.